ЗМІСТ 1. ТЕРМІНИ ТА ВИЗНАЧЕННЯ 3
2. ЗАГАЛЬНІ ПОЛОЖЕННЯ 4
3. ВИДИ ПІДПИСІВ, ЩО ВИЗНАЮТЬСЯ БАНКОМ ПРИ ЗДІЙСНЕННІ ЕЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБІГУ 5
4. ВИКОРИСТАННЯ ЕЛЕКТРОННИХ ПІДПИСІВ ТА ПЕЧАТКИ БАНКУ 6
5. СПОСОБИ ЕЛЕКТРОННОЇ ВЗАЄМОДІЇ З БАНКОМ 6
6. СТВОРЕННЯ, ЗАСВІДЧЕННЯ ЕЛЕКТРОННОЇ КОПІЇ З ПАПЕРОВОГО ДОКУМЕНТА ТА ВИЯВЛЕННЯ ЗМІН У ТАКІЙ КОПІЇ 8
7. СТВОРЕННЯ І ЗАСВІДЧЕННЯ КОПІЇ НА ПАПЕРІ З ЕЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТА 8
8. ВИЯВЛЕННЯ БУДЬ-ЯКИХ ЗМІН В ЕЛЕКТРОННОМУ ДОКУМЕНТІ ТА БУДЬ-ЯКИХ ЗМІН ЕЛЕКТРОННИХ ПІДПИСІВ ПІСЛЯ ПІДПИСАННЯ ЕЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТА ТА ЗМІН ЕЛЕКТРОННОЇ ПЕЧАТКИ 8
9. ВІДПОВІДАЛЬНІСТЬ 9
10. РЕЄСТРАЦІЯ БАНКОМ Е-ДОКУМЕНТІВ ТА ФОТОКОПІЙ 9
11. ОБІГ, ЗБЕРІГАННЯ Е-ДОКУМЕНТІВ ТА ФОТОКОПІЙ БАНКОМ 10
1. ТЕРМІНИ ТА ВИЗНАЧЕННЯ Автор електронного документа – фізична особа, фізична особа-підприємець (ФОП) або юридична особа, яка створила електронний документ.
Адресат – фізична особа, ФОП або юридична особа, якій адресується електронний документ.
Адресант – фізична особа, ФОП або юридична особа, яка направила електронний документ Банку.
Банк – ПрАТ «БАНК ФАМІЛЬНИЙ». Банківська таємниця – інформація щодо діяльності та фінансового стану Клієнта/Контрагента, яка стала відомою Банку у процесі їх обслуговування та взаємовідносин з ними або стала відомою третім особам при наданні послуг Банку або виконанні функцій, визначених законом, а також визначена у Законі України «Про банки і банківську діяльність» інформація про Банк.
Банківські операції – сукупність дій (операції, транзакцій), що здійснює Банк надаючи банківські та фінансові послуги.
Верифікація – заходи, що вживаються Банком, як суб`єктом первинного фінансового моніторингу з метою перевірки (підтвердження) належності відповідній особі отриманих Банком ідентифікаційних даних та/або з метою підтвердження даних, що дають змогу встановити кінцевих бенефіціарних власників чи їх відсутність.
Віддалене встановлення ділових відносин – встановлення ділових відносин з Клієнтом/Контрагентом без його фізичної присутності у приміщенні Банку.
Ділові відносини – відносини між Клієнтом/Контрагентом та Банком, пов`язані з діловою, професійною чи комерційною діяльністю Банку, що виникли на підставі договору, в тому числі публічного, про надання (використання) фінансових або інших послуг, здійснення Банком іншої діяльності (далі - послуги) та передбачають тривалість існування після їх встановлення.
Електронний архів – сукупність організаційних, програмно-апаратних засобів для збереження Електронних документів та інших даних в електронному вигляді. Електронним архівом Банку вважається
Redmine та Sirius.
Електронний документ/Е-документ – документ, інформація в якому зафіксована у вигляді електронних даних, включаючи обов`язкові реквізити документа створення якого завершується накладенням відповідного електронного підпису.
Електронна копія оригіналу паперового документа (фотокопія) – візуальне подання паперового документа в електронній формі, отримане шляхом сканування (фотографування) паперового документа, відповідність оригіналу та правовий статус якого засвідчено кваліфікованою електронною печаткою /КЕП Банку, КЕП чи УЕП з кваліфікованим сертифікатом Клієнта, Контрагента.
Ідентифікація – заходи, що вживаються Банком для встановлення особи шляхом отримання її ідентифікаційних даних.
Кваліфікований електронний підпис (далі - КЕП) – удосконалений електронний підпис, що створюється з використанням засобу кваліфікованого електронного підпису і базується на кваліфікованому сертифікаті електронного підпису.
Клієнт – особа, яка звертається за наданням послуг до Банку або користується послугами Банку на підставі укладеного Договору.
Контрагент – особа, яка надає Банку послуги та уклала з ним відповідний Договір.
НПК – належна перевірка Клієнта, що здійснюється Банком у відповідності до Закону України «Про запобігання та протидію легалізації (відмиванню) доходів, одержаних злочинним шляхом, фінансуванню тероризму та фінансуванню розповсюдження зброї масового знищення».
Обов`язковий реквізит електронного документа – обов`язкові дані в електронному документі, без яких він не може бути підставою для його обліку і не матиме юридичної сили. Склад та порядок розміщення обов`язкових реквізитів документів визначається законодавством *(1.
Онлайн-сервіс – поштові або інші спеціалізовані інформаційні системи, що дозволяють здійснювати електронний документообіг, у т.ч. сервіс електронного документообігу «ВЧАСНО» (https://vchasno.ua).
Оригінал електронного документа – електронний примірник документа з обов`язковими реквізитами, у тому числі з електронним підписом автора або підписом, прирівняним до власноручного підпису відповідно до Закону України "Про електронну ідентифікацію та електронні довірчі послуги".
Оригінал паперового документа – належним чином оформлений документ, що відповідно до класифікації документів за матеріалом носія інформації є паперовим (виконаний на папері або на сучасних синтетичних замінниках паперу).
Партнер – небанківський надавач платіжних послуг або банк, який уклав з Банком відповідний договір.
Паперова копія оригіналу електронного документа – візуальне подання електронного документа у паперовій формі, яке засвідчене в порядку, встановленому Національним Стандартом України «Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів» (Далі - ДСТУ 4163:2020).
Первинні документи – документи, на підставі яких Банком здійснюються банківські та господарські операції: договори (в усіх передбачених законодавством та банківською практикою формах його укладання), рахунки-фактури, акт виконаних робіт/наданих послуг, розпорядження, офіційні листи у якості оферти або акцепту правочину тощо.
Простий електронний підпис (далі - простий ЕП) - будь-який вид ЕП, крім кваліфікованого ЕП, цифрового власноручного підпису (далі - ЦВП), УЕП з кваліфікованим сертифікатом, УЕП, ЕП Національного банку;
Удосконалений електронний підпис/УЕП –інший, відмінний від КЕП або УЕП з кваліфікованим сертифікатом удосконалений електронний підпис, що відповідає вимогам Закону України «Про електронну ідентифікацію та електронні довірчі послуги» використання якого не заборонено Національним банком України.
УЕП, що базується на кваліфікованому сертифікаті електронного підпису (далі - УЕП з кваліфікованим сертифікатом), - УЕП, створений з використанням кваліфікованого сертифіката електронного підпису, у якому немає відомостей про те, що особистий ключ зберігається в засобі кваліфікованого електронного підпису чи печатки;
Цифровий власноручний підпис (далі - ЦВП) - електронний підпис, що є власноручним підписом фізичної особи, створеним на екрані електронного сенсорного пристрою.
Redmine/ПЗ Redmine – система документообігу та реєстрації подій, що забезпечує керування проєктами, постановки задач виконавцям, комунікації структурних підрозділів Банку.
Sirius/ПЗ Sirius – програмне забезпечення Банку, яке використовується для обробки операцій та формування проводок для подальшого вивантаження в АБС «SCROOGE» та забезпечує ведення анкети, завантаження підписаних сторонами актів наданих послуг, зберігання електронних документів та оцифрованих копій паперових документів клієнта/контрагента
за напрямком «Платіжний бізнес».
Інші терміни цих Правил вживаються відповідно до Закону України «Про банки і банківську діяльність», Закону України «Про платіжні послуги», Закону України «Про електронну ідентифікацію та електронні довірчі послуги» та іншого чинного законодавства України.
2.
2. ЗАГАЛЬНІ ПОЛОЖЕННЯ 2.1. Ці «Правила зовнішнього електронного документообігу з ПрАТ «БАНК ФАМІЛЬНИЙ» (далі - Правила) регламентують зміст внутрішніх процедурних документів Банка щодо створення, приймання, оброблення, обігу, зберігання, засвідчення копій електронних документів та роботи з електронними печатками, при здійсненні документообігу з Клієнтами/Контрагентами за напрямками «Платіжний бізнес» та «Розрахунково-касове обслуговування», а також здійснення електронного документообігу з Адресантами, якщо відповідно до чинного законодавства України отриманий Банком (як Адресатом) документ вимагає надання відповіді. Метою цих Правил є встановлення детального та максимально зрозумілого порядку дій Клієнтів/Контрагентів та Банку під час накладання підписів на електронні документи, створення копій документів та їх посвідчення відповідно до вимог законодавства України, нормативно-правових актів Національного банку України.
2.2. Правила розроблено з урахуванням вимог Законів України «Про електронні документи та електронний документообіг», «Про електронну ідентифікацію та електронні довірчі послуги», «Положення про використання електронного підпису та електронної печатки», затвердженого Постановою Правління НБУ №172 від 20.12.2023.
2.3. Правила розповсюджується на всіх працівників Банку, які згідно з своїми посадовими обов`язками працюють з електронними документами та на наявних або потенційних Клієнтів/Контрагентів Банку.
2.4.
Цими Правилами не регулюються питання: - здійснення обміну електронними повідомленнями з НБУ та банками України, що здійснюється в створених Національним банком України (Далі - НБУ) інформаційних системах та іншими державними органами та установами, особливості здійснення документообігу з якими регулюються окремими нормативними актами.
- створення, обіг та зберігання електронних договорів, що є підставою для виконання господарських операцій (операції, що пов`язані із забезпеченням функціонування Банку як господарської одиниці та не пов`язані з обслуговуванням клієнтів та здійсненням інших операцій, що визначені банківською ліцензією тощо), регулюється внутрішнім нормативним документом, що регулює укладення господарських договорів та/або виконання господарських операцій.
- створення та зберігання електронних договорів клієнтів та контрагентів за напрямком «Платіжний бізнес» (
регулюється Порядком встановлення та супроводу ділових відносин за бізнес-лінією «Платіжний бізнес» ПрАТ «БАНК ФАМІЛЬНИЙ»).
2.5. Електронний документообіг з Адресантами, що не підпадають під визначення Клієнтів/Контрагентів Банку, регулюється відповідно до цих Правил в частині, що не суперечить Закону України «Про звернення громадян».
3. ВИДИ ПІДПИСІВ, ЩО ВИЗНАЮТЬСЯ БАНКОМ ПРИ ЗДІЙСНЕННІ ЕЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБІГУ 3.1. Відповідно до цих Правил Банк визнає
вхідні документи, що підписані:
- КЕП;
- УЕП з кваліфікованим сертифікатом
(за винятком випадків коли УЕП з кваліфікованим сертифікатом не включений до переліку ЕП, які можуть використовуватися для підписання електронних документів згідно з вимогами нормативно-правових актів Національного банку або аналоги електронних документів на паперових носіях повинні містити власноручний підпис відповідно до вимог законодавства України); - Документи, підписані іншими електронними підписами, що дозволені до використання НБУ, можуть визнаватись Банком
за умови, якщо таке визнання було попередньо врегульовано укладеним між Банком та Клієнтом/Контрагентом договором, укладеним з дотриманням вимог, передбачених чинним законодавством України, у т.ч.:
1) у формі паперового документа з власноручними підписами сторін або
2) як електронний документ із КЕП сторін, або
3) як електронний документ з УЕП із кваліфікованим сертифікатом клієнта / контрагента та КЕП уповноваженого представника Банку.
3.2. Застосування КЕП при надсиланні електронного звернення не вимагається, якщо інше не передбачено Законом України «Про звернення громадян».
4. ВИКОРИСТАННЯ ЕЛЕКТРОННИХ ПІДПИСІВ ТА ПЕЧАТКИ БАНКУ 4.1. У своїй діяльності Банк під час здійснення електронного документообігу з Клієнтами/Контрагентами Банку використовує КЕП та кваліфіковану електронну печатку.
4.2. Банк у своїй взаємодії з Клієнтами/Контрагентами не використовує та не визнає Простий електронний підпис, цифровий власноручний підпис та удосконалений електронний підпис,
окрім взаємодії за напрямками «Платіжний бізнес» та «Розрахунково-касове обслуговування» за якими, на договірних засадах може використовуватись УЕП. Під взаємодією за напрямком «Платіжний бізнес» розуміється електронна технічна взаємодія за посередницькими послугами Банка з переказу коштів платників, прийнятих небанківським надавачем платіжних послуг або іншим банком України, що обслуговує платника. Під взаємодією за напрямком Розрахунково-касове обслуговування» розуміється електронна взаємодія, що здійснюється за допомогою системи «Клієнт-Банк».
4.3. Для здійснення електронного документообігу згідно цих Правил Банк не використовує удосконалену електронну печатку. Удосконалена електронна печатка, якщо це не суперечить вимогам чинного законодавства, може бути використана для внутрішнього документообігу за відсутності
технічної можливості використання кваліфікованої електронної печатки та виключно – за рішенням Правління.
4.4. Кваліфікована електронна печатка Банку накладається при підписанні Е-документа уповноваженою посадовою особою Банку в наступних випадках:
- відповідно до законодавства України потрібно засвідчити дійсність підпису на документах;
- відповідно до законодавства України потрібно засвідчити відповідність копій документів оригіналам;
- відповідно до умов правочину потрібно підтвердити повноваження представника юридичної особи на застосування електронного підпису (підписання, погодження, засвідчення тощо);
- в інших випадках, передбачених внутрішніми документами Банку.
5. СПОСОБИ ЕЛЕКТРОННОЇ ВЗАЄМОДІЇ З БАНКОМ 5.1. Якщо інше не встановлено в укладеному з Банком договорі або за умови об`єктивної неможливості використання погодженого у договорі каналу електронної комунікації, для здійснення електронного документообігу Адресант, Клієнт/Контрагент може обрати найзручніший для нього спосіб звернення (канал електронної комунікації) до Банку та направити Банку підписаний документ:
- Електронною поштою на адресу
[email protected] (якщо інше не передбачено Договором між Банком та Клієнтом/Контрагентом та за винятком документів для проведення НПК.)
- За допомогою онлайн-сервісу «ВЧАСНО» https://vchasno.ua.
- На спеціальну електронну адресу для отримання Банком документів, необхідних для проведення НПК, в т.ч. актуалізації даних про Клієнта - [email protected];
- іншими засобами комунікації, передбаченими укладеним з Банком договором.
Направлення документів для здійснення НПК вважається виконаним належним чином, якщо вони направлені одним з двох способів: або на вищевказану спеціальну електронну адресу для отримання Банком документів, необхідних для проведення НПК, або способом, передбаченим укладеним з Банком договором (переважно з використанням онлайн-сервісу «ВЧАСНО» https://vchasno.ua).
5.2. Клієнт/Контрагент Банку, який подає Е-документи та Електронні копії паперових документів для проведення Банком НПК, повинен користуватись правилами, щодо підписання, перевірки та направлення Е-документів до Банку, викладених в цих Правилах, так само як і працівник Банку, відповідальний за документування процесу віддаленого встановлення ділових відносин, в т.ч. відеоверифікації, та процесу актуалізації даних про Клієнтів.
5.3. Для використання онлайн-сервісу «ВЧАСНО» Автор електронного документа повинен пройти реєстрацію та активацію за посиланням - https://vchasno.ua/auth/registration та мати дійсний (не скасований) КЕП або УЕП із кваліфікованим сертифікатом та удосконалену електронну печатку, що видані кваліфікованим надавачем довірчих послуг, відповідно до Закону України «Про електронну ідентифікацію та електронні довірчі послуги»*(2.
5.4. Незалежно від обраного Клієнтом/Контрагентом способу взаємодії та незалежно від того підписаний документ КЕП чи УЕП із кваліфікованим сертифікатом чи іншим підписом, про який у встановленому законодавством порядку досягнуто письмової домовленості з Банком, Банк забезпечує:
1) Приймання способами, визначеними п. 5.1. цих Правил, та реєстрацію кожного отриманого документа (листа/пропозиції/скарги тощо) Клієнта/Контрагента;
2) Направлення підтвердження про отримання Банком електронного документа;
3) Можливість отримання примірника Е-документа Клієнтом/Контрагентом та/або Електронної копії оригіналу паперового документа або на зазначену Клієнтом/Контрагентом адресу електронної пошти або в інший, узгоджений з ним спосіб.
5.5. В укладеному між Банком та Клієнтом/Контрагентом договорі можуть визначатись додаткові канали електронної взаємодії, через які Банк забезпечує приймання, реєстрацію, підтвердження про отримання електронних документів.
5.6. Якщо інше не встановлено Договором між суб`єктами електронного документообігу, Е-документ та/або Електронна копія оригіналу паперового документа вважаються одержаними при підтвердженні його отримання адресантом автоматизованим чи іншим способом в електронній формі.
5.7. Строки та терміни опрацювання Банком Е-документів та/або Електронної копії оригіналу паперового документа дорівнюють строкам та термінам, що встановлені чинним законодавством для розгляду письмових документів/укладеним Договором.
5.8. Накладаючи електронний підпис Автор електронного документа, у т.ч відповідно до умов будь-якого укладеного з Банком договору або на виконання вимог чинного законодавства, засвідчує, що ознайомився з усім текстом документа, повністю зрозумів його зміст, не має заперечень до тексту документа, свідомо застосовував свій електронний підпис у контексті, передбаченому документом.
5.9. Копії документів в електронній формі приймаються Банком, якщо вони створені Клієнтом/Контрагентом шляхом сканування та/або фотографування виключно з оригіналу документа на паперовому носії інформації. Банк не приймає в роботу скановані копії документів, що відтворені не з оригіналу, з явними ознаками пошкодження документів (залиті сторінки, зміни внесені від руки та інші механічні помилки тощо) та/або якщо вони підпадають під правило п. 8.7. цих Правил.
5.10. Підписання Клієнтом/Контрагентом/уповноваженою особою на підписання документів зі сторони Банка електронного документа та/або Електронної копії оригіналу паперового документа відбувається за правилами онлайн-сервісу «ВЧАСНО» (при його використанні) або будь-якого кваліфікованого надавача довірчих послуг, внесеного до Довірчого списку, наприклад згідно інструкцій:
- https://ca.diia.gov.ua/sign або
- https://czo.gov.ua/sign тощо. Файл з підписом має розширення .p7s.
6. СТВОРЕННЯ, ЗАСВІДЧЕННЯ ЕЛЕКТРОННОЇ КОПІЇ З ПАПЕРОВОГО ДОКУМЕНТА ТА ВИЯВЛЕННЯ ЗМІН У ТАКІЙ КОПІЇ 6.1. Оформлення електронної копії з оригіналу паперового документа здійснюється шляхом його сканування та/або фотографування. Відповідність оригіналу та правовий статус такої копії засвідчується КЕП уповноваженої особи Банку/КЕП чи УЕП з кваліфікованим сертифікатом Клієнта/Контрагента. Накладанням відповідного ЕП завершується створення електронної копії з паперового документа. Електронна копія з паперового документу з використанням Онлайн-сервісу передається адресату, для якого було створено електронну копію з паперового документу.
6.2.
Електронна копія оригіналу паперового документа (у вигляді файлу), що створена Банком, розміщується особою, яка виконала процедуру створення електронної копії з паперового документу, у відповідній задачі Redmine з описом підстав та/або завантаженням файлів, що стали підставою для виготовлення копії з оригіналу паперового документа з обов`язковим завантаженням файлів, що містять результат перевірки підпису електронної копії з оригіналу паперового документа. 6.3. Виявлення змін у створеній з паперового документа електронній копії здійснюється за правилами розділу 8 цього Правилах.
7. СТВОРЕННЯ І ЗАСВІДЧЕННЯ КОПІЇ НА ПАПЕРІ З ЕЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТА 7.1. Паперова копія електронного документа виготовляється Банком на прохання/вимогу Клієнта/Контрагента.
7.2. Перед виготовленням копії на папері проводиться обов`язкова перевірка цілісності електронного документу шляхом здійснення
перевірки (підтвердження) підписів файлу електронного документа *(3. Лише у разі одержання позитивного результату перевірки цілісності електронного документу, він вважається справжнім.
7.3. Паперова копія справжнього електронного документу засвідчується підписом уповноваженої особи Банку та відбитком печатки Банку з дотриманням вимог щодо засвідчення копій документів належним чином, що встановлений ДСТУ 4163:2020: відмітка про засвідчення копії документа складається з таких елементів: слів "Згідно з оригіналом" (без лапок), найменування посади, особистого підпису особи, яка засвідчує копію, її власного імені та прізвища, дати засвідчення копії.
8. ВИЯВЛЕННЯ БУДЬ-ЯКИХ ЗМІН В ЕЛЕКТРОННОМУ ДОКУМЕНТІ ТА БУДЬ-ЯКИХ ЗМІН ЕЛЕКТРОННИХ ПІДПИСІВ ПІСЛЯ ПІДПИСАННЯ ЕЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТА ТА ЗМІН ЕЛЕКТРОННОЇ ПЕЧАТКИ 8.1. Виявлення будь-яких змін в електронному документі та будь-яких змін електронних підписів здійснюється шляхом підтвердження удосконаленого або кваліфікованого електронного підпису чи печатки з врахуванням положень ст.17-1 Закону України «Про електронну ідентифікацію та електронні довірчі послуги».
8.2. Перевірка цілісності (підтвердження) електронного документа/підписів та/або печаток на ньому здійснюється засобами автоматизації Банка, що здійснюють обробку документу в автоматичному режимі або проводиться вручну на сайті кваліфікованого надавача довірчих послуг, внесеного до Довірчого списку, шляхом підтвердження удосконаленого (із кваліфікованим сертифікатом) або кваліфікованого електронного підписів чи печатки, про що свідчить отримання повідомлення про успішну перевірку та цілісність всіх даних, яке можна виконати наступним чином:
8.2.1. Увести в адресний рядок веб-браузера посилання:
https://czo.gov.ua/verify. або
https://ca.diia.gov.ua/verify або
на сайті будь-якого іншого кваліфікованого надавача довірчих послуг, внесеного до Довірчого списку.
8.2.2. На сайті кваліфікованого надавача довірчих послуг, внесеного до Довірчого списку, необхідно вибрати Довірчі послуги /перевірити підпис. Вибрати файл з підписом (файл з розширенням .p7s) та натиснути кнопку перевірити.
8.2.3. Отримавши повідомлення, що свідчить про успішну перевірку та цілісність всіх даних, необхідно перевірити відповідність реквізитів електронних підписів, накладених на файл, з реквізитами підписанта, зазначеними в електронному документі, який підписано.
8.3. Співробітник Банка після накладення на Е-документ підпису або перед кожним початком роботи з підписаним Е-документом, у т.ч. перед його відправкою, зобов`язаний здійснити процедуру виявлення будь-яких змін в електронному документі та будь-яких змін електронних підписів та/або печаток відповідно до п. 8.2. цих Правил. Кожний протокол створення та перевірки електронного підпису та/або печатки повинен бути долучений Банком до відповідного Електронного архіву при кожному створенні.
8.4. У випадку компрометації особистого ключа Клієнта, всі електронні документи, підписані з використанням такого ЕП після зголошення факту компрометації вважаються недійсними.
8.5. Виявлення змін в електронному документі після використання електронної печатки та змін електронної печатки після її використання для засвідчення електронного документа, електронної копії з паперового документа здійснюється за правилами п. 8.2. цього розділу.
8.6. Всі зміни, які можна виявити відповідно до цих Правил, підтверджуються відповідно до п. 8.2. про що невідкладно, засобами Redmine, повинен бути проінформований начальник відділу інформаційної безпеки.
9. ВІДПОВІДАЛЬНІСТЬ 9.1. Відповідальність за порушення законодавства про електронні документи та електронний документообіг несуть особи, винні в порушенні законодавства про електронні документи та електронний документообіг, згідно з законами України.
9.2. Всі співробітники Банку, що мають КЕП та/або були залучені до процесу виготовлення відповідних копій документів, несуть відповідальність за порушення цих Правил.
9.3. У разі заподіяння збитків суб`єкту електронної взаємодії або третім особам при використанні електронного підпису, тягар (ризик) їх відшкодування несе той суб`єкт електронної взаємодії, внаслідок неправомірного/помилкового використання електронного підпису якого було завдано шкоду.
9.4. Ризики збитків при використанні УЕП врегульовуються відповідно до вимог чинного законодавства в укладеному між суб`єктами електронної взаємодії договорі про використання УЕП.
9.5. Голова Правління Банку несе відповідальність за організацію застосування ЕП та електронних печаток в Банку.
10. РЕЄСТРАЦІЯ БАНКОМ Е-ДОКУМЕНТІВ ТА ФОТОКОПІЙ 10.1. Банк відмовляє в прийомі та не здійснює реєстрації/відправлення Е-документів та/або Електронних копій оригіналу паперового документу (фотокопій), які не пройшли перевірку підпису/печатки.
10.2. Банк, з огляду на положення п. 10.1. цих Правил, здійснює перевірку підписів та/або печаток на Е-документах та/або фотокопіях до присвоєння реєстраційного номера. Відповідальними за здійснення перевірки є підрозділи, відповідальні за здійснення/забезпечення реєстрації та перелічені у п. 10.3 цих Правил. При цьому, Банк зберігає протокол створення та перевірки електронного підпису та/або печатки та долучає його до відповідного Електронного архіву при кожному створенні.
10.3. Реєстрація Банком Е-документів та фотокопій здійснюється у змішаний спосіб:
Вхідні Е-документи та фотокопії (за винятком документів, що надійшли через онлайн-сервіс ВЧАСНО) реєструються Відділом управління персоналом та загального діловодства.
Вхідні Е-документи та фотокопії, що надійшли через онлайн-сервіс ВЧАСНО, реєструються програмним способом, що забезпечується Управлінням автоматизації та інформаційних технологій та/або Відділом управління персоналом та загального діловодства.
Вихідні Е-документи та фотокопії, - за напрямком «Розрахунково-касове обслуговування» реєструються Київським відділенням Банку;
- за напрямком «Платіжний бізнес» реєструються Управлінням розвитку платіжного бізнесу Банку;
- з інших питань/напрямків реєструються Відділом управління персоналом та загального діловодства.
11. ОБІГ, ЗБЕРІГАННЯ Е-ДОКУМЕНТІВ ТА ФОТОКОПІЙ БАНКОМ 11.1. Забезпечення оперативного зберігання електронних документів здійснюється за допомогою створення резервних копій документів на електронних носіях, а також резервним копіюванням банківської частини сервісів (процедура backup) відповідно до внутрішніх нормативних документів Банку, що забезпечує можливість відновлення Е-документа у тому форматі, в якому він був створений, відправлений або одержаний.
11.2. ПЗ Redmine призначений для зберігання Е-документів та/або Електронної копії оригіналу паперового документа (фотокопій) у т.ч. отриманих Банком при віддаленому встановленні ділових відносин,
за винятком Е-документів, отриманих за напрямком «Платіжний бізнес», у т.ч. актів наданих послуг, для яких електронним архівом є ПЗ Sirius, які також виконують вимоги щодо доступності для подальшого використання інформації, що міститься в електронних документах та дає змогу встановити походження та призначення електронного документа, а також дату і час його відправлення чи одержання (у разі її наявності).
11.3. Доступ до документів, отриманих при віддаленому встановленні ділових відносин, мають працівники Банку ними які відповідно до своїх посадових обов`язків виконують вимоги законодавства України, нормативні акти Національного банку України, внутрішні документи Банку у т.ч. у сфері протидії легалізації (відмиванню) доходів, одержаних злочинним шляхом, фінансуванню тероризму та фінансуванню розповсюдження зброї масового знищення.
____________________________________________________________________________________
*(1 ДСТУ 4163:2020 «Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації.
Вимоги до оформлення документів», чинний від 01 вересня 2021 року визначає сім обов`язкових реквізитів, що надають документу юридичної сили, а саме:
- найменування юридичної особи;
- назва виду документа (не зазначають на листах);
- дата документа;
- реєстраційний індекс документа,
- заголовок до тексту документа,
- текст документа,
- підпис (для електронних документів — електронний підпис або електронна печатка в разі відсутності електронного підпису).
*(2 Правила реєстрації для використання онлайн-сервісу «ВЧАСНО» наведені на дату затвердження цих Правил, встановлюються та змінюються самостійно власником онлайн-сервісу та оприлюднюються ним на сайті vchasno.ua.
*(3 Перевірка підписів здійснюється згідно правил та інструкцій на сайті будь-якого кваліфікованого надавача довірчих послуг, внесеного до Довірчого списку. (Перевірити підпис (czo.gov.ua) тощо.
